Politique de protection des renseignements personnels

Septembre 2020

KYE accorde une haute importance à la protection des renseignements personnels dans ses activités. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) s’applique aux entreprises qui collectent, utilisent et communiquent des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités. KYE a donc rédigé la présente Politique sur la protection des renseignements personnels afin de s’assurer que ses employés et ses représentants s’engagent à garantir la protection des renseignements personnels.

Qu’est-ce que les renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont des données permettant d’identifier un individu.

  • Ces renseignements ne comprennent pas les coordonnées d’affaires d’un employé, comme son nom, son titre, son adresse et son numéro de téléphone professionnels (p. ex. le numéro de téléphone du cabinet d’un médecin), ni les renseignements contenus dans les archives publiques.
  • Ils comprennent notamment l’adresse de courriel personnelle, les données de carte de crédit et les numéros d’identification.

Données sur les médecins

KYE collecte certains renseignements personnels sur les médecins, y compris leurs coordonnées personnelles, comme leur numéro de téléphone personnel, ainsi que leur avis sur des produits et des commentaires sur leur cabinet et leurs préférences.

Programmes de soutien aux patients (PSP)

KYE ou ses représentants peuvent collecter des renseignements dans le but de fournir certains services dans le cadre d’un PSP. Vos renseignements personnels sont des renseignements permettant de vous identifier ou de déduire votre identité. Les renseignements personnels dont nous avons besoin comprennent certains des renseignements cidessous, ou la totalité, selon les services que vous utilisez dans le cadre du PSP :

  • nom du patient,
  • adresse postale,
  • date de naissance,
  • adresse de courriel,
  • numéro de téléphone (domicile et/ou cellulaire),
  • médicament(s) sur ordonnance utilisé(s),
  • nom et coordonnées du professionnel de la santé,
  • pharmacie qui délivre le(s) médicament(s),
  • renseignements sur l’assurance maladie ou le bénéficiaire de l’assurance (s’il y a lieu),
  • renseignements sur l’assurance du/de la conjoint(e) ainsi que son nom, son adresse et sa date de naissance,
  • revenus et renseignements sur les personnes à charge,
  • antécédents médicaux,
  • renseignements sur votre mandataire (personne à qui vous avez donné l’autorisation d’agir en votre nom).

Les PSP sont des programmes pour lesquels des renseignements complémentaires sur le patient sont nécessaires; le consentement du patient à participer au programme et éventuellement à obtenir une aide financière ou, dans certaines situations, à accorder au patient un accès compassionnel à un produit est également requis. Ainsi, il est possible d’offrir un soutien financier personnalisé à chaque patient. Si vous vous inscrivez à un PSP de KYE, vous devrez accepter les conditions de ce programme. Dans le cadre d’un PSP, il peut être nécessaire de communiquer avec le patient par différents moyens (téléphone, message-texte [SMS] ou courriel). Tous les renseignements personnels ou tous les renseignements personnels sur la santé fournis pour le PSP seront utilisés aux seules fins des services du programme. Comme il est expliqué ci-après, KYE et ses représentants prennent des mesures conformes aux meilleures pratiques de l’industrie pour assurer la sécurité de vos renseignements; cependant, il n’est pas possible de garantir qu’il n’existe aucun risque. En utilisant nos services, vous reconnaissez les risques inhérents relatifs aux transmissions par courriel et par d’autres moyens de communication.

Service à la clientèle

Si vous communiquez avec notre service à la clientèle, le personnel vous demandera de fournir uniquement les renseignements nécessaires pour répondre à votre question ou à vos préoccupations. Ces renseignements comprennent notamment votre nom, votre numéro de téléphone et/ou votre adresse de courriel. Nous conserverons ces renseignements afin d’améliorer votre expérience avec nous et de vous offrir une aide personnalisée la prochaine fois que vous communiquerez avec nous.

Google Analytics et témoins

KYE utilise Google Analytics pour collecter des renseignements sur l’utilisation de ses sites Web, ainsi que des données de trafic. Pour en savoir plus sur Google Analytics, consultez le site Web correspondant : http://www.google.com/analytics

Qui est responsable de la protection des renseignements personnels détenus par KYE?

Le Responsable de la protection des renseignements personnels de KYE est la seule personne chargée d’appliquer les politiques et pratiques de KYE en ce qui concerne la gestion des renseignements personnels. Les réclamations et demandes au sujet de la Politique de protection des renseignements personnels doivent être envoyées au Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante : privacyofficer@kyepharma.com.

Toutefois, tous les employés de KYE qui collectent, gèrent et/ou utilisent des renseignements personnels doivent s’assurer que ces activités sont effectuées conformément à la Politique de protection des renseignements personnels et aux procédures applicables.

Exigences imposées par la Politique de protection des renseignements personnels :

KYE s’engage à respecter les exigences suivantes, sauf si la loi l’en dispense :

  • Responsabilité.

KYE est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et a nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels qui est chargé de rendre des comptes sur la conformité de KYE.

  • Consentement éclairé.

Toute personne doit être informée de la collecte, de l’utilisation et de la communication de ses renseignements personnels et y consentir. Elle doit raisonnablement comprendre la manière dont ses renseignements personnels seront utilisés ou communiqués. Le consentement peut être explicite ou implicite. En règle générale, KYE demande le consentement explicite lorsque les renseignements collectés sont sensibles. Le consentement implicite est acceptable uniquement lorsque les renseignements collectés ne sont pas sensibles, que leur utilisation ou communication prévue est évidente en contexte et que KYE peut démontrer que la personne sait que les renseignements seront utilisés ou communiqués, et qu’elle y consent.

  • Détermination des fins de la collecte de renseignements.

Le principe clé d’application de la LPRPDE est le « consentement éclairé ». Par conséquent, les fins auxquelles les renseignements personnels sont collectés doivent être déterminées avant la collecte des renseignements personnels auprès d’une personne, ou au moment de celle-ci. Les fins déterminées peuvent être les suivantes : communiquer avec vous, effectuer des commandes de produits, prendre note de vos préférences concernant les produits et de vos commentaires sur ceux-ci, mieux répondre à vos demandes.

  • Limitation de la collecte.

La collecte des renseignements personnels doit se limiter aux renseignements nécessaires aux fins initialement déterminées.

  • Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation.

À moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige, les renseignements personnels ne doivent être utilisés ou communiqués qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis. Cela signifie que si des renseignements personnels doivent être collectés à de nouvelles fins qui n’ont pas été expliquées à la personne concernée, le consentement de la personne doit être obtenu. « Communication » signifie transmettre les renseignements personnels à une personne ou une entreprise autre que KYE. Les renseignements personnels peuvent être conservés uniquement pour répondre aux fins auxquelles ils ont été collectés.

  • Exactitude.

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que possible afin de satisfaire aux fins auxquelles ils sont destinés.

  • Mesures de sécurité.

Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant au degré de sensibilité des renseignements. Plus les renseignements sont sensibles, plus les mesures de sécurité doivent être strictes.

  • Transparence.

La Politique de protection des renseignements personnels de KYE est disponible à www.kyepharma.com. Si une personne souhaite poser une question qui n’est pas traitée dans cette politique, elle peut communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à privacyofficer@kyepharma.com ou par téléphone au 1 888-822-7126.

  • Accès aux renseignements personnels.

KYE est responsable de s’assurer que les individus ont accès à leurs renseignements personnels. KYE doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence, de l’utilisation et de la communication de ses renseignements personnels et lui donner accès à ses renseignements. La personne peut demander à ce que ses renseignements soient corrigés ou modifiés; KYE procédera à leur correction ou modification dans la limite raisonnable.

Phone #: 1.888.822.7126